Le paradoxe de la digitalisation des EHF

D’après le rapport du MJN sur la publicité foncière, “83% des notaires sondés jugent la représentation informatisée des EHF difficilement compréhensible.”
Nous avons voulu comprendre pourquoi.

“Fidji” est le Fichier Informatisé des Données Juridiques Immobilières. Il a été conçu et mis en place en février 2007 par la DGFip, en partenariat avec le Conseil Supérieur des Notaires.
Ce projet fait partie d’une phase de dématérialisation et d’informatisation des conservations des hypothèques, ayant eu lieu entre 1998 et 2005.
Il comprenait :

• La numérisation, dans chaque conservation, du stock des fiches immeubles ou personnes, intégrées dans la base FIDJI-STOCK.
• La saisie « au clavier » des nouvelles formalités dans la base FIDJI-FLUX.
• La liaison permanente entre les fiches numérisées et la base FIDJI-FLUX.
• Un système d’échange dématérialisé entre les études notariales et les bureaux des hypothèques (Télé@ctes).

Les objectifs de ce projet furent d’abord de sécuriser la recherche concernant les fiches Stocks, auprès des agents des conservations. Mais aussi d’accélérer l’accès et le partage de l’information. En effet, les délais pouvaient atteindre une dizaine de jours entre les bureaux des hypothèques et les études notariales.

Aujourd’hui, les professionnels du droit constatent que ces objectifs ont été atteints, mais non sans contraintes. En favorisant la sécurité et la rapidité d’exécution, la base Fidji-Flux entrave les professionnels du droit de la structure habituelle des états hypothécaires, et de leur lisibilité.

Paradoxalement, la transformation digitale des EHF ne semble n’avoir structuré, ou facilité l’accès à l’information pour les professionnels du droit. 

1. Une déstructuration de la donnée

La première cause identifiable est la déstructuration de l’information.

Alors que les fiches Stocks bénéficient d’une structure permettant aux professionnels du droit d’identifier rapidement les éléments clés d’un EHF, les formalités du flux en sont dépourvues.

Dans les fiches Stocks, les formalités sont rangées dans des colonnes, en fonction de leur nature (vente, succession, donation, servitude, etc.). À gauche les formalités correspondant aux mutations et servitudes du bien, à droite, celles correspondant aux  charges, privilèges et hypothèques. Au fil du temps, les colonnes se remplissent de haut en bas, mettant en évidence l’origine de propriété, ainsi que les inscriptions actives.

Aujourd’hui, toutes les formalités présentes dans la partie Flux sont affichées les unes à la suite des autres. Il n’y a plus de logique catégorique ou chronologique : une vente peut être suivie d’une hypothèque ou d’un privilège de prêteur de deniers, comme ci-dessous :

Par ailleurs, dans les fiches Stocks, les attestations rectificatives, écrites dans la colonne « Observations », juxtaposent les formalités initiales, favorisant la mise à jour des formalités.

Dans la partie du Flux, aucun lien n’est fait entre la formalité initiale et sa rectification. Ainsi, une rectification « y » d’une formalité « x » peut se trouver 5 pages plus loin de cette même formalité. Le lecteur n’a donc d’autre choix que de lire l’ensemble du document pour s’assurer de ne passer à côté d’aucune formalité à la marge.

La solution Intellig’IA propose une restructuration des flux :

• En reprenant le tableau à deux colonnes des fiches Stocks
• En rapprochant les ordres et leurs modifications ou radiations
• Etc.

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La solution Intellig’IA propose une restructuration des flux :

• En reprenant le tableau à deux colonnes des fiches Stocks
• En rapprochant les ordres et leurs modifications ou radiations
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• En reprenant le tableau à deux colonnes des fiches Stocks
• En rapprochant les ordres et leurs modifications ou radiations
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2. Un difficile accès aux informations clés

La deuxième cause d’illisibilité est liée au difficile accès aux informations clés.

L’effet relatif, l’origine de propriété, les inscriptions en cours, les clauses ou encore les servitudes sont autant d’éléments clés, qui sont difficilement repérables dans la partie du Flux.

Prenons l’exemple de l’étude de l’existence d’inscriptions radiées sur un immeuble (cf l’article précédent sur les éléments présents dans un EHF).

Alors que les inscriptions radiées sont facilement identifiables dans les fiches stocks, car soulignées (comme dans l’exemple ci-dessus), elles ne présentent aucune distinction notable dans la partie du flux. Un travail d’enquête complémentaire est donc nécessaire, pour repérer ou non, une radiation dans les pages qui suivent.

Par ailleurs, les clauses d’interdiction d’aliéner, de réserve d’usufruit, de réserve du droit de retour sont écrites en police la plus petite du document :

La deuxième cause d’illisibilité est liée au difficile accès aux informations clés.

L’effet relatif, l’origine de propriété, les inscriptions en cours, les clauses ou encore les servitudes sont autant d’éléments clés, qui sont difficilement repérables dans la partie du Flux.

Prenons l’exemple de l’étude de l’existence d’inscriptions radiées sur un immeuble (cf l’article précédent sur les éléments présents dans un EHF).

Alors que les inscriptions radiées sont facilement identifiables dans les fiches stocks, car soulignées (comme dans l’exemple ci-dessus), elles ne présentent aucune distinction notable dans la partie du flux. Un travail d’enquête complémentaire est donc nécessaire, pour repérer ou non, une radiation dans les pages qui suivent.

Par ailleurs, les clauses d’interdiction d’aliéner, de réserve d’usufruit, de réserve du droit de retour sont écrites en police la plus petite du document :

Intellig’IA met en lumière les informations clés :

• Identification des thématiques présentes dans l’état hypothécaire : ventes, successions, privilèges, hypothèques…
• Présentation des ordres avec leur référence d’enliassement, la date de l’acte, le rédacteur, le disposant et le bénéficiaire.
• Etc.

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Intellig’IA met en lumière les informations clés :

• Identification des thématiques présentes dans l’état hypothécaire : ventes, successions, privilèges, hypothèques…
• Présentation des ordres avec leur référence d’enliassement, la date de l’acte, le rédacteur, le disposant et le bénéficiaire.
• Etc.

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Intellig’IA met en lumière les informations clés :

• Identification des thématiques présentes dans l’état hypothécaire : ventes, successions, privilèges, hypothèques…
• Présentation des ordres avec leur référence d’enliassement, la date de l’acte, le rédacteur, le disposant et le bénéficiaire.
• Etc.

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3. Une lecture complexe de «l’arbre généalogique» des parcelles

Enfin, la dernière cause notable de la difficile analyse de la partie du flux réside dans l’affichage des divisions, remembrements et changement de désignations de références cadastrales.
Là où les fiches stocks regroupaient l’ensemble des modificatifs de l’état descriptif de division, la partie du flux mélange ces formalités avec celles correspondant à des lots précis. Ainsi, le schéma d’arborescence est plus difficile à décliner car les divisions/remembrements sont encore une fois perdus parmi les autres formalités.Enfin, la dernière cause notable de la difficile analyse de la partie du flux réside dans l’affichage des divisions, remembrements et changement de désignations de références cadastrales.
Là où les fiches stocks regroupaient l’ensemble des modificatifs de l’état descriptif de division, la partie du flux mélange ces formalités avec celles correspondant à des lots précis. Ainsi, le schéma d’arborescence est plus difficile à décliner car les divisions/remembrements sont encore une fois perdus parmi les autres formalités.

Intellig’IA propose une arborescence :

• Présentation des liens de parenté des références cadastrales : divisions, remembrements ou changements de désignation cadastrales.

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• Présentation des liens de parenté des références cadastrales : divisions, remembrements ou changements de désignation cadastrales.

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• Présentation des liens de parenté des références cadastrales : divisions, remembrements ou changements de désignation cadastrales.

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 En conclusion, l’informatisation de la conservation des hypothèques fait paradoxalement apparaitre des difficultés de lecture auprès des professionnels du droit (tels que les notaires, avocats, etc.). Cela prouve que la mise en place de technologies numériques doit être conçue pour accélérer et sécuriser les processus des métiers, tout en gardant en tête leurs besoins et habitudes.

Dans le prochain article, nous vous parlerons des réponses qu’Intellig’IA apporte pour réintégrer les problématiques métiers à la lecture des EHF.